AI에게 「정중하고 깔끔한 비즈니스 메일로 써 줘」라고만 하면, 그럴듯하지만 쓸 수 없는 메일이 나옵니다. 받는 사람도, 사정도, 날짜도 모르니 AI가 지어서 채우기 때문입니다. 요청에 네 가지만 넣으면 고칠 곳이 크게 줄어듭니다.
이 글은 AI 활용 진단의 「요청·맥락 설계」 영역을 풀어 쓴 것입니다.
요청문 4요소
| 요소 | 뜻 | 예 (납기 지연 안내 메일) |
|---|---|---|
| 대상 | 누가 읽는가, 나와 어떤 관계인가 | 3년째 거래 중인 거래처 구매 담당자 |
| 사실 | AI가 알 수 없는 날짜·숫자·사정 | 원자재 입고 지연, 원래 납기 10월 15일 → 새 납기 10월 22일 |
| 조건 | 어조·길이·꼭 넣거나 빼야 할 것 | 정중하게, 5문장 안, 사과는 한 번만 |
| 형식 | 받고 싶은 모양 | 제목 한 줄 + 본문, 맺음말 포함 |
진단 문항으로 보면 이렇습니다. 같은 메일을 부탁할 때 요청에 넣을 내용으로 가장 알맞은 것은?
- 「정중하고 깔끔한 비즈니스 메일로 써줘」 한 문장 — ✗
- 새 납기일과 「정중하게, 짧게 써줘」 — △
- 받는 사람과의 관계, 지연 사유와 새 납기일, 원하는 어조 — ✓
4요소를 넣은 요청문 예
3년째 거래 중인 거래처 구매 담당자에게 보낼 납기 지연 안내 메일을 써 줘. 사정: 원자재 입고가 늦어져 원래 납기 10월 15일을 10월 22일로 미뤄야 해. 조건: 정중하게, 본문 5문장 안, 사과는 한 번만, 대안(부분 선납 가능)을 한 줄 넣어 줘. 형식: 제목 한 줄 + 본문. 모르는 내용은 지어내지 말고 [확인 필요]로 남겨 줘.
마지막 줄이 중요합니다. 「모르는 내용은 [확인 필요]로 남겨 줘」 를 붙이면, AI가 담당자 이름이나 전화번호 같은 것을 지어내는 일을 줄일 수 있습니다.
결과가 마음에 안 들 때: 「다시」 대신 바꿀 형식을 말한다
AI가 만든 회의 요약이 너무 길고 결정 사항이 흩어져 있다면 다음 요청으로 무엇이 좋을까요?
- 「다시 해 줘」를 반복한다 — ✗ 비슷한 결과가 되풀이되기 쉽습니다
- 「더 짧게, 핵심만」 — △ 나아지지만 무엇이 핵심인지 AI가 정합니다
- 「결정 사항·담당자·기한은 표로, 논의는 세 줄로」 — ✓
마음에 들지 않았던 점을 출력 형식으로 바꿔 말하면 한 번에 고쳐집니다.
비교표를 부탁할 때 — 기준·형식·원자료
거래처 세 곳의 견적을 비교하는 표를 부탁한다면 꼭 넣을 것은 세 가지입니다.
- 비교할 항목: 단가, 납기, 결제 조건
- 출력 형식: 표, 열 순서
- 원자료: 세 곳의 견적서 원문
「창의적으로 해 줘」나 회사 연혁처럼 비교와 상관없는 내용은 오히려 표를 흐립니다.
바로 해 보기: 상황별 AI 요청문
스마트에듀픽의 무료 프로그램 상황별 AI 요청문은 보고서·업무 메일·카톡·회의록·요약·글투 바꾸기 중 상황을 고르고 칸을 채우면, 위 4요소가 들어간 요청문을 만들어 줍니다. AI가 모르는 날짜·숫자·담당자는 [확인 필요]로 남기게 하고, 보내기 전에 전화번호·이메일 같은 개인정보를 찾아 가려 줍니다.
이 프로그램은 AI를 호출하지 않습니다. 만든 요청문을 쓰시는 AI(ChatGPT·Claude·Gemini 등)에 붙여 넣으면 됩니다. 입력한 내용은 브라우저 안에서만 처리됩니다.
정리
- 요청문 4요소: 대상 · 사실 · 조건 · 형식
- 모르는 내용은 「[확인 필요]로 남겨 줘」
- 마음에 안 들면 「다시」 대신 바꿀 형식을 말한다
- 비교·정리는 기준 + 형식 + 원자료
받은 결과를 내 문서로 만드는 법은 AI 결과를 내 문서로에, 내 요청 습관이 어느 정도인지는 AI 활용 진단에서 확인할 수 있습니다.