AI가 만든 발표 자료, 보고서, 표는 그럴듯해 보여도 초안입니다. 내 청중과 목적에 맞는지는 AI가 알 수 없기 때문입니다. 초안을 내 결과물로 만드는 과정에서 차이가 납니다.
이 글은 AI 활용 진단의 「적용·개선」 영역을 풀어 쓴 것입니다.
1단계. 오타가 아니라 «방향»부터 고친다
AI가 만든 발표 자료 초안을 받았을 때 가장 알맞은 다음 행동은 무엇일까요?
- 구성이 갖춰져 있으니 그대로 발표한다 — ✗
- 회사 템플릿에 맞게 글꼴·색·로고만 바꾼다 — ✗
- 읽어 보다가 눈에 띄는 틀린 곳과 오타만 고친다 — △
- 청중·목적에 맞게 구성과 수치를 고치고, 빈 곳은 다시 요청한다 — ✓
오타 수정은 마지막에 해도 됩니다. 먼저 볼 것은 이 자료를 누가, 무엇을 결정하려고 보는가입니다. 빠진 내용이 있으면 「3쪽에 지난 분기 대비 수치를 넣어 줘. 수치는 아래 표를 써.」처럼 구체적으로 되돌려 요청합니다.
2단계. 표는 옮기기 전에 날짜·빈칸·합계를 본다
AI가 정리해 준 표를 엑셀로 옮길 때 자주 생기는 문제가 있습니다. 진단의 실습 문항을 보면 이렇습니다.
| 원래 메모 | AI 표 |
|---|---|
| 5월 3일 볼펜 200개 | 5/3 · 볼펜 · 200 |
| 5월 10일 공책 150권 | 10/5 · 공책 · 150 |
| 5월 17일 파일 80개 | 5/17 · 파일 · (빈칸) |
5월 10일이 10/5로 월·일이 뒤바뀌었고, 마지막 줄의 수량 80이 빠졌습니다. 가계부 표라면 항목 하나가 빠졌는데도 표 안의 숫자끼리는 합계가 맞아 보이는 경우가 있습니다. 표 안에서만 맞는 숫자를 조심해야 합니다.
옮기기 전 점검표:
- 날짜: 월·일이 뒤바뀔 수 있는 모양(예: 10/5)이 있는가
- 빈칸: 원래 있던 값이 빠지지 않았는가
- 항목: 원래 목록의 줄 수와 표의 줄 수가 같은가
- 합계: 원래 숫자로 다시 더해도 같은가
3단계. 잘 된 요청문은 저장해서 다시 쓴다
같은 형식의 주간 보고를 매주 AI로 만든다면, 품질을 꾸준히 높이는 방법은 무엇일까요?
- 매주 요청문을 처음부터 새로 쓴다 — ✗
- 마음에 들 때까지 「다시 생성」을 누른다 — ✗
- 가장 잘 나온 보고서를 복사해 날짜와 숫자만 바꿔 쓴다 — ✗
- 잘 된 요청문과 예시를 저장해 두고, 고친 점을 반영해 쓴다 — ✓
이번 주에 고친 점(「결정 사항을 맨 위로」, 「수치는 표로」)을 요청문에 한 줄씩 더해 가면, 다음 주에는 고칠 것이 줄어듭니다. 요청문이 자산이 되는 셈입니다.
바로 해 보기
- AI가 답한 표를 엑셀로: AI 표 → 엑셀 변환기 — 월·일이 뒤바뀔 수 있는 날짜, 빈칸, 칸이 밀린 행을 옮기기 전에 짚어 주고 엑셀 파일(.xlsx)로 내려받습니다. 날짜를 자동으로 바꾸지는 않으니 짚어 준 곳은 원문과 확인하세요.
- AI 답을 한글·워드·카톡에 붙일 때: AI 답변 깔끔하게 복사 —
**·#같은 기호를 걷고, 한글·워드에는 굵게·제목·목록·표 서식을 살려 복사합니다. - 잘 된 요청문을 처음 만들 때: 상황별 AI 요청문
세 프로그램 모두 AI를 호출하지 않고, 붙여 넣은 내용은 브라우저 안에서만 처리됩니다.
정리
| 단계 | 할 일 |
|---|---|
| 1 | 오타보다 먼저 청중·목적에 맞게 구성과 수치를 고친다 |
| 2 | 표는 날짜·빈칸·항목 수·합계를 원래 자료와 맞춘다 |
| 3 | 잘 된 요청문을 저장하고, 고친 점을 한 줄씩 더한다 |
요청문을 처음부터 잘 쓰는 법은 AI 요청문 4요소에, 내 적용 습관이 어느 정도인지는 AI 활용 진단에서 확인할 수 있습니다.